RSVP, confirmación de asistencia y logística de invitados
De la invitación al voucher. Sin planillas.
FlashRSVP conduce a cada invitado por el ciclo completo del evento: aceptación con registro de IP, fecha y hora, término firmado, datos personales, vuelo, hotel, transfer y voucher. La operación sigue todo en tiempo real, con trazabilidad de auditoría.
14 días gratis · Sin tarjeta de crédito
En producción desde 2017 LGPD, GDPR y CCPA 129 idiomas
Grandes empresas que operan sus eventos con FlashRSVP:
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- Gilead | Kite
- Theramex
- Apsen
- +3.000 eventos operados
- +110 mil invitaciones gestionadas
- +85 mil vuelos coordinados
- 78 países de invitados
01 — Cómo funciona
El invitado se atiende solo, de la invitación al voucher.
Su equipo envía la invitación. El resto ocurre en el portal del invitado — y cada decisión queda registrada.
Invitación por correo
En el primer acceso, el invitado define su propia contraseña. Nadie de la operación carga datos por él.
Aceptar o rechazar
Un clic. El sistema registra nombre, correo, IP, fecha y hora — prueba de la aceptación electrónica.
Término de aceptación
Firma electrónica o carga del PDF firmado físicamente. Exportable después, por lote.
Datos personales
Formulario con los campos del evento: seis tipos de campo, visibilidad condicional, máscara de CPF, registro profesional (CRM) para médicos.
Vuelo, hotel y transfer
El invitado elige entre las opciones que la operación asignó a su grupo. Nada fuera de lo acordado.
Resumen de la invitación
Todo lo elegido, en una pantalla, antes de cerrar.
Voucher
Por correo y en PDF, con iCal para la agenda.
02 — Operación
Lo que era planilla se vuelve sistema.
Importación, envíos masivos, emisión de aéreo, roomlist, costos. Las rutinas que consumen la semana del equipo son funciones nativas.
-
Importación de invitados
Planilla con mapeo de columnas y corrección de errores línea por línea. Nadie rehace el archivo entero por una celda.
-
Envíos masivos
Invitaciones, vouchers y mensajes con adjuntos, en un clic. Recordatorios automáticos para plazos por vencer e invitaciones no activadas.
-
Emisión de aéreo
Flujo propio de emisión: e-ticket, número de reserva, localizador de la aerolínea y de la agencia, devolución. Con rol dedicado de emisor.
-
Hotelería y roomlist
Habitaciones asignadas por evento y roomlist exportada directo al hotel.
-
Costos por invitado
Inscripción, hospedaje, aéreo, transfers, seguro, RSVP y A&B. Cargados por categoría, consolidados por evento.
-
Portal del cliente
Su cliente sigue invitados, asistencia y costos en tiempo real — y descarga sus propios reportes en el centro de descargas.
-
Entrega y apertura de correo
La operación ve quién recibió y quién abrió cada invitación. El funnel de RSVP muestra enviados, abiertos, confirmados y rechazados.
-
Trazabilidad de auditoría
Todo cambio registrado: quién, qué, cuándo. Una invitación borrada por error se restaura.
- Completado
- En curso
- Pendiente
Entrega
Entregado AbiertoTérmino
Aceptado — IP registrada PDF firmado recibidoInscripción
Confirmada DispensadaAéreo
Emitido · loc. KX93BR Esperando emisiónHotelería
Hab. doble — 2 noches SeleccionadoTransfers
Seleccionado PendienteVoucher
Enviado por correo Pendiente03 — Tiempo y costo
Horas de operación que dejan de existir.
| La rutina manual | Con FlashRSVP |
|---|---|
| Seguimiento de invitación por teléfono y correo | Recordatorios automáticos a las 24 h y 48 h, con registro de apertura |
| Revisión de listas antes de cada reunión | Funnel de RSVP actualizado en tiempo real |
| Planilla de habitaciones armada a mano para el hotel | Roomlist exportada del sistema |
| Reportes pedidos a la agencia y devueltos por correo | Exportaciones autoservicio en el portal del cliente |
| Términos firmados recogidos uno a uno | Aceptación electrónica con prueba, exportable por lote |
| Costos cerrados semanas después del evento | Costos cargados por invitado, por categoría, durante el evento |
Menos retrabajo, menos errores de tipeo, menos teléfono. El tiempo del equipo vuelve al evento.
Medido en producción
- 79% de invitaciones aceptadas
- +800 eventos en los últimos 12 meses
- 2.300 invitados en el evento más grande
04 — Seguridad y conformidad
Privacidad de fábrica. Auditoría en todo.
Los datos de invitados son datos personales. FlashRSVP trata eso como arquitectura — alineada con la LGPD (Brasil), el GDPR (Unión Europea) y la CCPA (California).
Conformidad nativa
Términos y políticas por cliente, consentimiento de cookies, depuración automática de datos personales en plazo configurable y canal de derechos del titular — los mecanismos que LGPD, GDPR y CCPA exigen, nativos en la plataforma.
Prueba y trazabilidad
Aceptación electrónica con IP, fecha y hora. Trazabilidad de auditoría en más de 15 modelos de datos, con restauración de registros. Acceso de soporte por impersonación, cien por ciento auditado.
Control de acceso
Diez roles de acceso. Bloqueo de cuenta por intentos, política de contraseñas, reautenticación para operaciones sensibles.
Infraestructura
Verificación anti-robots, límite de solicitudes, cifrado en tránsito, monitoreo continuo y almacenamiento en la nube con redundancia. Los detalles de arquitectura se comparten por contrato, no en un sitio web.
05 — Escala
129 idiomas. Su marca — o la de su cliente.
El portal del invitado, los correos y las exportaciones hablan 129 idiomas, incluidas escrituras de derecha a izquierda. El invitado internacional responde en su idioma; la operación sigue en el suyo.
Cada cliente puede tener subdominio propio, con logo, remitente de correo y textos propios. Plantillas de correo por evento y por cliente, con más de 40 variables.
Facturación en múltiples monedas, con códigos ISO 4217. API REST para hotsites de evento, con documentación generada por evento, en PDF.
- English
- Portugues (Brasil)
- Espanol
- Francais
- Deutsch
- Italiano
- 日本語
- 中文 (简体)
- العربية
- עברית
- हिन्दी
- 한국어
- Русский
- Turkce
- +115
06 — Preguntas frecuentes
Lo que preguntan antes de la demostración.
¿Qué es FlashRSVP?
FlashRSVP es un sistema de RSVP y gestión de invitados para eventos corporativos: envía invitaciones, registra confirmaciones de asistencia con validez legal y opera la logística de vuelos, hoteles y transfers. En producción desde 2017, lo usan grandes empresas, principalmente de los sectores farmacéutico y de bienes de consumo.
¿Cómo se contrata FlashRSVP?
Por propuesta comercial, según el volumen de eventos e invitados. No hay autoservicio: cada operación comienza con una demostración y un contrato. El formulario de abajo inicia esa conversación.
¿Qué necesita instalar el invitado?
Nada. El invitado recibe una invitación por correo y resuelve todo en el navegador — aceptación, datos, vuelo, hotel y voucher, en su idioma, en cualquier dispositivo.
¿De quién son los datos de los invitados?
Del cliente. FlashRSVP trata los datos por cuenta y orden de cada empresa, según contrato — con depuración automática configurable, trazabilidad de auditoría y los mecanismos que LGPD, GDPR y CCPA exigen.
¿Realmente operan la logística de aéreo y hotelería?
Sí. El invitado elige entre vuelos y hoteles asignados a su grupo; la operación emite con localizador de aerolínea y de agencia, controla devoluciones y exporta la roomlist al hotel.
¿Se puede integrar con un hotsite del evento?
Sí. Hay API REST para hotsites, con documentación generada por evento en PDF. La integración se habilita por contrato, evento a evento.
¿Cuánto cuesta?
Depende del volumen de invitados y del alcance logístico. Empieza con la prueba gratis de 14 días; la propuesta se arma en la conversación con el equipo — sin tabla genérica, sin sorpresas en pleno evento.
¿Cómo funciona la prueba gratis?
Creas la cuenta y usas todo durante 14 días, sin tarjeta de crédito. ¿Te gustó? El equipo activa la cuenta en la conversación comercial. ¿No era el momento? Déjala expirar — no cobramos nada.
¿Dónde se alojan los datos?
En la nube, con redundancia, cifrado en tránsito y monitoreo continuo. Los detalles de arquitectura y los cuestionarios de seguridad se tratan por contrato, con NDA.
07 — Contacto
Vea FlashRSVP con sus eventos.
Cuéntenos su escenario — cuántos eventos por año, cuántos invitados, si hay aéreo — y preparamos una demostración orientada a su operación.
- Respuesta en un día hábil
- Una conversación corta sobre el escenario
- Demostración con un evento de ejemplo
O escríbanos directo: support@flashrsvp.com
- Estados Unidos +1 (628) 333-3129
- Portugal +351 916 074 902
- Brasil +55 (21) 99782-3568